700 Zeichner, eine Stadt
Konzeption und Planung des Deutschlandtreffens der Urban Sketchers 2023
Zeichnung: Detlef Surrey – Ankündigung des Events
Das Deutschlandtreffen der Urban Sketchers 2023 in Berlin war ohne Frage eines der Highlights unter den von mir koordinierten Projekten. Nicht nur wegen der beeindruckenden Zahl von über 700 Teilnehmern aus mehr als 20 Ländern und der einzigartigen Atmosphäre, sondern auch wegen der organisatorischen Herausforderungen, die wir im Vorfeld und währenddessen erfolgreich bewältigt haben.
Die Urban Sketchers sind weit mehr als eine lose Gruppierung von Zeichnern; sie bilden seit 2007 eine globale Gemeinschaft, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die Welt um sich herum durch ihre Kunst festzuhalten. In meiner zehnjährigen Mitgliedschaft bei den Urban Sketchers Berlin habe ich diese Treffen stets als willkommene Abwechslung zu meiner sonstigen Arbeit am Computer betrachtet. Sie bieten eine Plattform für Kreative unterschiedlichster Herkunft und Niveaus, um Erfahrungen auszutauschen und gemeinsam die Welt zu erkunden.
Die größte Herausforderung lag in der konkreten Umsetzung unserer Grundidee. Wir hatten uns nämlich entschieden, das Treffen ohne Teilnehmerbeschränkung und ohne Teilnahmegebühren durchzuführen. Diese Entscheidung brachte eine Reihe von logistischen und organisatorischen Hürden mit sich, die wir dank einer guten Aufgabenverteilung und dem Einsatz der richtigen Tools meistern konnten. Ich war für die Gesamtkonzeption und Detailplanung des Events zuständig, konzipierte die Website und hatte die Ehre, auch die Eröffnungsansprache zu halten.
Instagram-Post zur responsiven Event-Website
Während der fast einjährigen Planungsphase kamen diverse moderne Tools zum Einsatz, die unsere Arbeit erheblich vereinfachten: Eventbrite diente als Plattform für das Ticketing und die mobile QR-Erfassung, während Trello uns bei der webbasierten Aufgabenverwaltung unterstützte. Google Drive bot uns eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente, und über Brevo verschickten wir Newsletter an die Teilnehmer. Die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Teilnehmern wurde hauptsächlich über Facebook-Gruppen und Chats geführt, was sich als sehr effektiv erwies.
Die Kerngruppe der Organisatoren bestand nur aus sechs Personen, und die Zusammenarbeit war durchweg positiv und produktiv. Unsere Vorbereitungen liefen von November 2022 bis zum Beginn des Events im September 2023 und wurden dank der vielen Helfer, die uns zur Seite standen, zu einem vollen Erfolg. Unser Dank gilt auch den wichtigen Partnern dieses Events. Das Kupferstichkabinett im Kulturforum, die Stiftung Haus der Geschichte und die Illustratoren Organisation e.V. haben uns auf vielfältige Weise unterstützt und damit zum Erfolg des Treffens beigetragen.
Gruppenbild am ersten Tag des Events vor dem Kulturforum (Foto: Silke Maschinger)
Das Feedback der internationalen Teilnehmer war überwältigend. Die zahlreichen Sketchwalks, die verschiedenen Sketchpoints und die Pop-Up-Ausstellung erhielten viel Lob, und der offene, inklusive Charakter der Veranstaltung wurde vielfach hervorgehoben. Besonders erfreulich war das häufig geäußerte Lob über die makellose Organisation – ein Kompliment, das man in Berlin eher selten hört.
Dieses Deutschlandtreffen der Urban Sketchers wird sicherlich als eines der denkwürdigsten in die Geschichte der Urban Sketchers Bewegung eingehen, und ich bin wirklich stolz darauf, ein Teil davon gewesen zu sein.
Website der Berliner Urban Sketchers: https://berlinusk.org
Unsere Event Website: https://busk23.berlinusk.org/
